Платежи без ошибок

Один из лучших выборов для автоматизации – такой бизнес-процесс, где много постоянно повторяющихся рутинных функций, «правила игры» меняются редко, а все действия традиционно выполняются вручную или частично вручную. Банковские платежи – один из таких случаев. Об опыте эффективной автоматизации массовой обработки платежей холдинга СИБУР рассказывают Валерий Фролов, старший казначей компании СИБУР, и Ольга Махаёва, менеджер по работе с ключевыми клиентами компании «Синимекс».

1.jpg

С какими проблемами обычно сталкиваются компании при подготовке банковских платежей?

Ольга Махаёва:

Практически все средние и крупные российские компании имеют расчетные счета в нескольких банках. Взаимодействие компании с банком осуществляется, в том числе, через приложение «Клиент-Банк», которое банк предоставляет клиенту-юридическому лицу. Пока организация небольшая и ведет свои счета в одном-двух банках, с ним вполне можно работать вручную. В крупном холдинге с десятками дочерних юр.лиц, централизованным казначейством и несколькими обслуживающими банками все значительно сложней. В день проходят сотни или даже тысячи платежей. 

Подготовка и оформление платежей, контроль и управление этим процессом занимает всё больше времени. Обычно в процессе задействованы несколько сотрудников: одни оформляют, другие проверяют, третьи акцептуют и т.д. Подготовить все платежи, а затем их внести в несколько разных «Клиент-Банков» долго и чревато большим количеством ошибок. Процесс подготовки, как правило, типовой, рутинный, очень часто у компании возникает потребность его упростить и автоматизировать. Эту задачу решает наш продукт Host-to-Host, который позволяет реализовать обмен документами, сформированными в учетных системах компании, с несколькими банками в режиме «одного окна».



В чем преимущества Host-to-Host при взаимодействии с банками? Как система влияет на сокращение количества ошибок и просрочек?

Валерий Фролов:

Возможность обмениваться данными с банком напрямую из ERP-системы позволяет повысить безопасность и снизить уровень рисков контрольной среды. В рамках стандартной операционной работы существует риск человеческого фактора, и реализация проекта Host-to-Host отлично отвечает на этот вызов. Существенная экономия времени на загрузку, проверку, контроль исполнения – еще одно преимущество инициативы. При правильной настройке системы она сводит к нулю количество ошибок в процессе отправки платежей.

 

У «Синимекс» уже был опыт автоматизации взаимодействия банков и холдингов?

О.М.: – Да, это не первое наше внедрение, в рамках предыдущих проектов автоматизацию взаимодействия банков и клиентов-юридических лиц с использованием Host-to-Host мы выполняли на стороне банков. Опыт этих проектов показал, что несмотря на разницу в форматах документов, способах обмена, задачи, которые возникают у компании при переходе на работу с использованием Host-to-Host, в целом одинаковые.

Во-первых, нужна отправка документов в банк в том формате, который может принять банк.

Состав реквизитов платежных документов или документов валютного контроля регламентируется нормативными документами. Но формат, в котором эти реквизиты передаются, у каждого банка свой. Поэтому решение позволяет обмениваться документами как с использованием корпоративного формата конкретного банка, так и с использованием стандартных форматов, например ISO20022.

Во-вторых, необходимо обеспечить взаимодействие с API банка через специальный канал, который у каждого банка свой. С одной стороны, банкам необходимо организовать для своих клиентов безопасную передачу данных с точки зрения внутренних требований к информационной безопасности и требований регуляторов. С другой стороны, нельзя слишком сильно усложнять ИТ-системы клиента дополнительными модулями, надстройками, требованиями к инфраструктуре.

В-третьих, требуется интеграция с учетными системами, в которых ведется работа с платежами и другими документами, которые нужно отправлять в банк.

Учетные системы могут быть разными (SAP, 1C и т.д.), их может быть несколько в рамках одной организации.

После анализа этих задач стало понятно, что есть запрос на автоматизацию взаимодействия через Host-to-Host и со стороны клиентов банков.

 

Сколько времени занял проект? Как было организовано управление им?

В.Ф.: – Компания «Синимекс» приступила к реализации проекта в 2018 году. Сначала с участием компании мы автоматизировали обмен рублевыми платежными документами в пилотном периметре между предприятиями группы и «Газпромбанком» в 2019г., затем провели тираж на весь периметр группы. После этого перешли ко второму этапу – автоматизации обмена документами валютного контроля в 2020 г. Нам удалось достичь главной цели – повышения стабильности и надежности платежного процесса, а также возможности защищенно проводить платежи и операции валютного контроля.

О.М.: ­ В проекте участвовали три организации: «Синимекс», СИБУР, «Газпромбанк». С каждой стороны была выделена команда со своим руководителем проекта. Был общий план проекта, который готовил СИБУР, с ключевыми этапами, сроками и ответственными. В рамках этого плана каждая команда планировала работу по своим задачам самостоятельно, чтобы выполнить их в требуемый срок. Изменения в учетных системах, адаптация решения, интеграция, подготовка стендов для тестирования и т.д.: каждая организация выполняла их самостоятельно к оговоренным срокам. Координация всех действий проходила на регулярных общих встречах.

 

Какой была роль ИТ-служб компании СИБУР в этом проекте? Как выполнялась интеграция Host-to-Host c ERP-системами компании?

В.Ф.: – Ценность для бизнеса была в том, чтобы реализовать проект в кратчайшие сроки при минимальном бюджете и с надлежащим уровнем качества, за счет стандартизации основных фаз проекта и взаимодействий в процессе. Именно руководитель проекта от ИТ готовил план работ и статистику по проекту, управлял рисками, проблемами и всеми коммуникациями внутри и вовне проектной команды.

В рамках проекта мы реализовали обмен документами из системы «1С:Предприятие» с помощью файловых ресурсов заказчика и обмен документами из SAP с помощью интеграционной шины SAP PI. При интеграции с «Газпромбанком» мы учли форматы отправки и получения документов с использованием API банка.

Мы адаптировали Host-to-Host для поддержки форматов и протоколов обмена, которые уже были реализованы в учетных системах SAP и 1C, чтобы минимизировать доработки в них. Также мы обеспечили соответствие строгим требованиям к информационной безопасности при обмене документами с банком.


В чем заключались особенности этого проекта?

В.Ф.: – Прежде всего это автоматизация обмена рублевыми платежными документами и документами валютного контроля между всеми предприятиями СИБУРа и «Газпробманком». Во-вторых, митигация рисков, увеличение скорости и сокращение трудозатрат платежного процесса за счёт перехода от «Клиент-Банков» на прямую интеграцию учетных систем предприятий СИБУРа и Газпромбанком (ГПБ).

Третья важная особенность - ликвидация возможности несанкционированного изменения данных в исходящих платежных поручениях (переход на SAP PI: для выгрузки документов из SAP ERP используется шина SAP PI).

Четвертый важный момент: соблюдение требований ИБ, в основном составление процедуры аутентификации и авторизации пользователей в приложении, а также переход на централизованное хранение сертификатов ЭЦП (использование КриптоПро HSM в качестве хранилища сертификатов).

Не менее важен тираж функционала на все предприятия группы компаний СИБУР, опытно-промышленная эксплуатация и передача решения на поддержку.

О.М.: – В этом проекте был использован продукт «КриптоПро HSM» в качестве централизованного защищенного хранилища сертификатов и ключей для электронной подписи документов, который изначально не предполагался архитектурой решения. Его добавление в инфраструктуру решения было сделано по требованиям СИБУР к информационной безопасности, и мы адаптировали Host-to-Host для работы с этим продуктом.

Изначально реализация обмена рублевыми платежными документами была сделана с использованием корпоративного формата документов «Газпромбанка». В ходе проекта потребовался переход с этого формата на стандарт ISO20022, и это тоже было выполнено средствами Host-to-Host. Он позволяет работать с разными форматами документов даже при взаимодействии с одним банком.

Второй этап проекта – автоматизацию обмена документами валютного контроля – мы выполняли в 2020 году, в условиях пандемии и всеобщей удаленной работы. Удаленно были выполнены все работы с инфраструктурой, которые обычно делаются на месте, заказчики обеспечили нам возможность удаленной работы, доступ ко всем стендам для тестирования и демонстрации функционала пользователям. Это очень помогло и позволило выполнить работы в срок.

 

Как организована техподдержка решения и обучение?

О.М.: – Задачи первой и второй линии решает техподдержка СИБУРа, на нашей стороне организована третья линия техподдержки. Обучение было организовано как для ключевых бизнес-пользователей, так и для технических специалистов – системных и прикладных администраторов. В дополнение к сессиям обучения коллеги получили описание решения и полную документацию по нему.

 

Каковы итоги проекта с точки зрения производительности, окупаемости?

В.Ф.: – Текущее решение позволяет сотруднику платежной фабрики выступать в роли оператора всех платежей группы компании в рамках одного банка. Нет необходимости проводить дополнительные контрольные процедуры, благодаря чему существенно упростилась работа с электронными цифровыми подписями. Окупаемость проекта в данном случае предполагает не столько получение дополнительного дохода, сколько повышение уровня контрольной среды и снижение рисков фрода. В этом контексте задача решена успешно.

 

На что стоит особо обращать внимание в таких проектах?

О.М.-: – С самого начала проекта необходимо подключать представителей всех заинтересованных подразделений компании, чтобы все бизнес-требования, требования к инфраструктуре, к архитектуре, безопасности решения, требования внутренних регламентов и нормативных документов компании были учтены.

Планировать работы изначально необходимо с учетом того, что банк, с которым нужно реализовать взаимодействие, такой же участник проекта. Возможно, пожелания клиента потребуют доработок со стороны банка и их нужно запланировать отдельно. На время перехода на работу с использованием Host-to-Host и первые месяцы работы с новым каналом лучше предусмотреть резервный канал обмена: например, согласовать с банком возможность работать через «Клиент-Банк» одновременно с Host-to-Host.

Разделение проекта на этапы – обычный прием, и в таких проектах можно внедрять документы поэтапно небольшими группами, однако начинать нужно с обмена с банком, с которым у компании основной объем взаимодействия. Это позволит компании сразу заметить и оценить эффект автоматизации.

Интеграция решения Host-to-Host с учетными системами заказчика требует анализа на предмет объема и возможности их доработок. Если эти системы по каким-то причинам не могут предоставить информацию, которую требует API банка, это нужно будет сделать на стороне Host-to-Host.

 

Каковы планы развития автоматизации взаимодействия с банками и другими контрагентами?

В.Ф.: – В этом году мы расширяем проект на дополнительные банки и рассчитываем полностью закрыть периметр банков с использованием данного решения уже в 2022г. Внедрение Host-to-Host является одним из важнейших шагов к реализации проекта Touchless Payment, когда на всем сквозном процессе закупок за счет правильно настроенных систем контроля в разрезе каждой функции платежи отправляются без участия сотрудников компании. Благодаря этому получается полностью исключить риск человеческой ошибки.

Источник: IT Manager
Предыдущая публикация
Годы IT-практики для вашего бизнеса
15 ноября 2021 | Публикация
Следующая публикация
На "Иннопроме" рассказали, как сформировать кибериммунитет на предприятии
5 июля 2021 | Публикация