Маршрутизация входящих документов, полученных через Оператора ЭДО

Работать с ЭДО дешевле и быстрее, чем с бумажными документами. Все входящие электронные документы, подобно бумажным, попадают в общий ящик Организации, и весь пул документов необходимо обработать. Если поток входящих документов небольшой, то обработкой может заниматься один сотрудник. Но если поток входящих электронных документов высок и организационная структура предприятия сложная – требуется разнесение потока документов на нескольких сотрудников в зависимости от реквизитов документа, т.е. автоматическая маршрутизация документов.

Общая информация об электронном документе

Для каждого входящего электронного документа, полученного через Оператора ЭДО, в реквизитах электронного документа всегда определена «Организация» (получатель документа) и «Контрагент» (отправитель документа). При этом получатель и отправитель однозначно идентифицируются по идентификатору участника ЭДО. Идентификатор присваивает Оператор ЭДО.

Другие аналитики по документу можно получить в зависимости от формата документа.

Электронные документы могут быть:

Формализованные. Это всегда xml и его формат всегда регламентируется законодательством. Пример: УПД, СФ, Акт выполненных работ.

Произвольного формата. Это может быть любой документ свободного формата: pdf, jpeg, word, xml и прочее.

Для формализованных документов можно получить достаточно много информации. Обычно такие документы преобразуются в учетные документы в системе.

С документами произвольного формата ситуация сложнее. Если это xml, то можно разработать алгоритмы получения данных. Если же не xml, то придется искать другие пути. Можно распознавать текст, ориентироваться на паттерны и проч.

Также, в зависимости от Оператора ЭДО, в электронном документе может передаваться дополнительная сопутствующая информация.

Решение без применения к учетной системе

Для формализованных документов форматом предусматривается возможность заполнения дополнительных реквизитов в самом файле электронного документа - xml.

Дополнительные реквизиты можно добавить, как в основные данные документа, так и в расшифровку, табличную часть.

Перечень таких реквизитов и правила их заполнения допускается фиксировать в соглашении об ЭДО между Контрагентами.

Например, участники электронного документооборота фиксируют, что Отправитель электронного документа в определенном реквизите передает информацию о номере и дате договора:

<ИнфПолФХЖ1>

<ТекстИнф Идентиф="Номер_Договора" Значен="5"/>

<ТекстИнф Идентиф="Дата_Договора" Значен="01.01.2021"/>

</ИнфПолФХЖ1>

Это позволит на стороне Получателя маршрутизировать документ.

Для произвольных документов в формате xml можно поступить таким же образом.

Для произвольных документов других форматов задача усложняется. Мы предлагаем в таких случаях использовать для маршрутизации маску имени файла.

Подобные решения могут потребовать доработок учетных систем с обеих сторон: и у Отправителя, и у Получателя.

Решения для 1С

Наша разработка решает задачу маршрутизации входящих электронных документов. Другими словами, определение ответственного по документу, согласно заранее настроенным правилам.

Используется Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.90.59).

Разработка предоставляется в виде расширения.

Для целей маршрутизации используются следующие реквизиты Электронного документа:

«Подразделение». Добавляется из расширения.
«Ответственный». Есть в типовой конфигурации. В типовой реализации: заполняется автоматически именем пользователя, который выполнил обмен ЭДО.

Заполнение именно этих реквизитов является целью нашей разработки.

После заполнения реквизитов конкретный пользователь, или ответственные лица в подразделении могут установить отбор в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Тем самым сотрудники смогут получить список документов, которые им необходимо обработать. Определение значений реквизитов происходит автоматически, при получении электронного документа.

Для того, чтобы Подразделение и/или Ответственный заполнились нужно выполнить настройку.

В разделе «Маршрутизация ЭДО» находятся два справочника:

1. «Правила маршрутизации». Используется для указания алгоритма, по которому определяется значение Подразделение и/или Ответственный.
2. «Настройки правил маршрутизации». Используется для связки «Правила маршрутизации» с Организацией, Контрагентом и типом документа. Именно по этой настройке будет определяться, какое правило применяется к электронному документу.

Таким образом, настроив правила маршрутизации, их можно задавать для разных комбинаций: для разных типов документов, для разных Контрагентов, для разных Организаций.

Справочник «Правила маршрутизации»

Элемент справочника содержит данные о правилах, по которым осуществляется маршрутизация. То есть то, по каким данным файла, по значениям каких реквизитов в файле xml определяется Подразделение и/или Ответственный.

Описание реквизитов:

1. «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
2. «Наименование» - указывается наименование правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, чтобы в общем списке по нему понятен был смысл правила
3. «Вид правила» - выбирается способ маршрутизации. Возможные значения:

«Значение реквизитов XML» - используется для формализованных документов, проверяется значение реквизита в XML
«Маска имени файла» - используется для произвольных документов, проверяется соответствие наименования файла с документом заданной маске. Маску файла можно использовать и для формализованного документа, но нужно понимать, что наименование формализованного документа формируется автоматически системой

От выбранного «Вида правил» зависит дальнейшее заполнение табличной части.

4. Табличная часть для «Вида правила» = «Значение реквизитов XML»

«Путь реквизита» - указывается путь до реквизита в XML. Причем указывается путь относительно секции «Файл»

«Значение реквизита» - указывается значение реквизита. Сравнение происходит по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Значения реквизита»
«Значение Подразделения» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
«Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа

5. Табличная часть для «Вида правила» = «Маска имени файла»

«Шаблон поиска» - указывается подстрока поиска, которая ищется в наименовании файла. Поиск осуществляется по полному совпадению. Обрезаются только пробелы в начале и в конце «Шаблона поиска».
«Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
«Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа

6. Табличная часть для «Вида правила» = «Значения дополнительных реквизитов»

«Вид реквизита» - выбирается одно из следующих значений:

- «Документ»

- «Товары / Услуги / Права»

- «Сведения об отгрузке»

эти значения соответствует настройкам для заполнения дополнительных полей для выгрузки документа

Подробней об этом в статье на ИТС.

«Имя реквизита» - указывается наименование реквизита
«Значение реквизита» - указывается значение, которое будет проверяться в XML
«Значение Подразделение» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа
«Значение Ответственный» - в случае выполнения условия указанное значение будет подставлено в карточку электронного документа

В табличной части можно указать несколько условий. Порядок следования условий важен. Условия проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге условие «сработало», устанавливаются значения из этой строки. Условия ниже не проверяются.

Для изменения следований строк используйте кнопки

Справочник «Настройки правил маршрутизации»

Элемент справочника показывает какие «Правила маршрутизации» будут применены к определенной Организации, Контрагенту и типу электронного документа.

Описание реквизитов:

1. «Код» – заполняется автоматически, внутренняя нумерация 1С элементов справочника
2. «Наименование» - указывается наименования правила маршрутизации. Советуем указывать такое наименование, чтобы по нему был понятен смысл настройки
3. «Организация» - справочник «Организации»
4. «Контрагент» - справочник «Контрагенты»
5. «Вид документа» - указывается тип электронного документа. Это же значение присутствует в Электронном документе.

Возможные значения:

«Счет на оплату»
«Товарная накладная»
«Акт об оказании услуг»
«Корректировочный счет-фактура»
«Счет-фактура»
«Произвольный документ»

6. «Использование» - указывается будет ли применяться настройка к входящим электронным документам или нет.

Если галка установлена – то будет. Если галки нет – не будет.

7. Табличная часть:

«Правило» - выбирается правило из справочника «Правила маршрутизации», которое нужно применить для указанных выше Организации, Контрагента и типа документа.

В табличной части можно указать несколько правил. Порядок следования правил важен. Правила проверяются по порядку: от 1 к последнему. Если на каком-то шаге правило «сработало» - оно выполняется. Правила ниже не проверяются.

Для изменения следований строк используйте кнопки

Пример

Договорились с Контрагентом о следующем.

При отправке Электронного документа, Контрагент заполняет в табличной части «Товары / Услуги / Права» дополнительный реквизит «Для_Си_Эм_Экс2» значениями:

Значение1
Значение2

Выполняем настройки в нашей системе:

1. Заполняем правило маршрутизации

Для каждого значения указывает соответствующие значения Подразделения и/или Ответственного

2. Настраиваем правило маршрутизации

3. Контрагент заполнил значение. В XML указаны значения

4. Выполняем обмен ЭДО.

При обработке такого Электронного документа, заполнились реквизиты

Теперь либо ответственные лица в «Подразделение 1» либо непосредственно сам ответственный «Лукина Лидия Петровна» сможет с помощью фильтров в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» увидеть документы, которые необходимо обработать.

Итоги

Это первая версия нашего решения.

Также можно настроить (как минимум):

1. Ограничение прав на входящие электронные документы

2. Рабочее место для Операторов для ручной маршрутизации, так как по нашему опыту автоматически маршрутизируются не все документы.

Будем признательны, если поделитесь описанием именно Вашей ситуации.

Форма обратной связи

ФИО*

Компания*

Должность*

E-mail*

Номер телефона*

Какой вопрос вас интересует?*

Даю согласие на обработку персональных данных

Следующее решение

Business Intelligence